Parce que le cold emailing peut être un moyen très bon marché d’acquérir de nouveaux clients, il est très souvent abusé. En conséquence, de nombreuses techniques différentes sont utilisées par les services de messagerie (réception mais aussi envoi) pour déterminer rapidement si les e-mails envoyés sont du spam ou non. C’est la raison pour laquelle la mesure la plus importante que vous devez suivre est la réputation de votre domaine.
Tout le monde sait (ou devrait savoir) que l’ajout de « Viagra », « gratuit » ou « crédit » dans votre ligne d’objet ne vous fera aucun bien et sera intercepté par la plupart des filtres anti-spam. Mais il existe des critères beaucoup plus problématiques et persistants que vous devez connaître.
Pourquoi ?
Parce que cela pourrait tuer vos efforts marketing au fil du temps.
Cela peut affecter chaque email que vous envoyez à partir du nom de domaine de votre entreprise et peut prendre des semaines, voire des mois, à corriger. En fait, cela peut être si ennuyeux que certaines entreprises sont allées jusqu’à migrer vers de nouveaux noms de domaine juste pour résoudre le problème. Il est particulièrement important de savoir quand vous commencez à envoyer des e-mails froids, car vous risquez de ne pas reconnaître le problème avant qu’il ne soit trop tard.
Pour faire simple, la réputation de l’expéditeur est un nombre qui vous est attribué et peut varier de 0 (mauvais) à 100 (bon).
C’est important car si une bonne réputation vous mènera presque directement à la boîte de réception, une mauvaise garantit presque certainement que votre e-mail atterrira dans le dossier spam. C’est un facteur important à surveiller pour une bonne délivrabilité.
Parce que la réputation est en fait sur le domaine, la création de nouveaux e-mails ne vous aidera pas réellement à en sortir. En fait, une fois que votre réputation d’expéditeur est endommagée, il est très difficile à annuler et vous courez le risque d’être mis sur liste noire.
En réalité, ce critère anti-spam a un défaut fondamental: il est basé sur l’adresse IP de votre serveur de messagerie de domaine. Vous pouvez donc vous demander pourquoi c’est un tel problème si votre e-mail est hébergé par Google Apps ou envoyé par SendGrid. Après tout, c’est leur propriété intellectuelle qui est blâmée.
Afin de protéger LEUR propre réputation d’expéditeur, ils s’appuieront sur des mécanismes similaires pour déterminer votre réputation d’expéditeur, aussi. Dans le cas de SendGrid, ils vous expulseront si votre réputation d’expéditeur tombe en dessous de 70%.
Qu’est-ce qui l’affecte?
Maintenant que vous savez que c’est important, vous devez savoir quels facteurs clés nuiront le plus à votre réputation d’expéditeur afin que vous puissiez vous en occuper.
Il y a cinq facteurs qui auront un impact négatif:
Taux de rebond élevé
Avec les e-mails, il existe deux sortes de rebonds:
- Soft bounce, lorsque le problème est temporaire (par exemple boîte de réception pleine)
- Hard bounce, lorsque l’adresse a été rejetée par le serveur de destination (l’email n’existe pas/plus)
Un taux de rebond élevé suggère fortement que le message est du spam et aura donc un impact sur la réputation de votre expéditeur.
Vous devez faire des efforts importants pour réduire cela afin de préserver votre réputation d’expéditeur (et finalement votre délivrabilité). Alors, assurez-vous simplement que vous envoyez effectivement vos messages à des emails validées.
Cela peut être réalisé par une combinaison de bonne prospection (obtenir des emails de qualité) et d’outils de vérification (nous aborderons cela dans la section Prospection)
Plaintes pour spam
Lorsque les gens étiquettent un email comme “Spam” ou “Indésirable”, non seulement cela réduira votre capacité à atteindre la boîte de réception de cet utilisateur, mais toutes ces plaintes seront agrégées pour déterminer si votre email atterrira ou non dans les boîtes de réception des autres.
Un contenu similaire est facilement signalé comme spam. Profitez donc autant que possible des capacités de personnalisation pour minimiser cela.
Notez que les e-mails comme info@, marketing@, sales@, support@… et d’autres e-mails génériques génèrent généralement plus de plaintes que les e-mails ciblés individuels comme jean-martin@entreprise.com
Pièges à spam
Les pièges à spam sont de fausses adresses email qui sont définies par les fournisseurs de messagerie et ne sont pas censées recevoir des e-mails.
L’envoi vers ces e-mails est un indicateur fort qu’une liste a été achetée et donc une probabilité plus forte que l’expéditeur soit un spammeur.
Actuellement, il n’existe aucun outil pour identifier ces adresses e-mail, et même les nettoyeurs de liste restent désemparés.
Pour minimiser cela, vous devez vous assurer que la prospection et la récupération de données est bien faite.
Volume et cohérence
L’envoi de 500 e-mails en une journée est un autre indicateur que vous spammez. Au lieu de cela, répartissez votre utilisation dans le temps afin de ne pas envoyer de rafales d’emails.
Il est préférable d’envoyer 100 emails par jour, en une semaine, plutôt que d’envoyer 500 e-mails en une seule journée.
Trop de destinataires à la fois
Celui-ci est facile à éviter, car vous obtiendrez les meilleurs résultats lorsque vous envoyez à une seule personne à la fois.
Envoyez seulement vos messages à une une ou quatre personnes (pas des centaines en une seule fois).
Services tiers
Afin de renforcer leur réputation d’expéditeur, certaines personnes comptent sur des services d’envoi d’e-mails (tels que SendGrid ou Mandrill) au lieu de Google Apps.
Des entreprises comme celles-ci ont développé des offres spéciales avec de nombreux fournisseurs de services de messagerie pour savoir quand quelqu’un génère une plainte afin qu’il puisse surveiller ses propres utilisateurs.
Remarque: Il est toujours possible de déduire des problèmes de délivrabilité en surveillant de près votre taux d’ouverture. Une chute soudaine peut indiquer un problème de délivrabilité.
Être capable de surveiller votre réputation d’expéditeur avec un service d’envoi est une fonctionnalité importante, car vous pouvez le surveiller de près pour vous assurer que vos emails sont livrés.
Le revers de la médaille est que vous vous retrouverez dans l’onglet promotionnel plutôt que dans la boîte de réception, car des services comme Gmail remarqueront que ces e-mails proviennent d’entreprises expéditrices (elles identifient facilement leurs adresses IP) et seront placés au même niveau que les emails marketing envoyés par MailChimp, SendinBlue… Les prospect verront également un message du type « via mail59.atl51.rsgsv.net » à côté de votre adresse e-mail, ce qui n’est pas bon pour imiter la portée personnelle.
Bien sûr, c’est toujours mieux que d’aterrir dans le dossier spam, mais loin d’être excellent pour les e-mails de sensibilisation qui proviennent de votre email personnel.
Mais bien que certains outils vous permettent d’envoyer des emails afin qu’ils semblent authentiques (avec un petit changement dans vos champs DNS), votre domaine court toujours le risque d’être mis sur liste noire.
Que faire alors ?
Nouveau domaine
Une solution simple de nos jours consiste simplement à créer un autre nom de domaine similaire à celui de votre produit, uniquement entièrement dédié au cold email. De cette façon, vous pouvez facilement le remplacer si vous rencontrez des problèmes.
Par exemple, si vous possédez un. com, vous pouvez acheter le. co et en faire le domaine dédié à vos cold emailings. Une autre approche consiste à acheter un nom similaire ou enrichi avec un préfixe ou suffixe.
Même les entreprises massives comme SendGrid ont des domaines secondaires aux risques de silo (par exemple, ils utilisent sendgrid.net au lieu de sendgrid.com pour le suivi des liens)
De plus, il est assez facile de rediriger votre nouveau domaine vers votre domaine principal si l’utilisateur est assez curieux pour entrer le domaine de messagerie dans le navigateur.
Cela n’aurait pas fonctionné avant l’ère des emails cloud lorsque les entreprises géraient leur propre infrastructure de messagerie. C’est parce que l’IP n’aurait pas changé (donc changer le nom de domaine n’aurait pas changé l’IP du serveur envoyant les emails). Ou cela aurait nécessité de nouvelles adresses IP pour être réchauffées en premier (envoi de quelques e-mails simples pour être reconnu avant d’envoyer un volume plus élevé)
Avec les e-mails dans le cloud, il est devenu de la responsabilité des fournisseurs de services de messagerie et des entreprises d’envoi de courrier électronique, il est donc désormais beaucoup plus facile de changer de domaine et de réinitialiser votre réputation d’expéditeur.
Notez que la création d’un nouveau domaine nécessite encore du travail de configuration. Assurez-vous de bien faire les choses avec les configurations DMARC, SPF, DKIM…. pour obtenir un taux de délivrabilité élevé.
Ressources
Voici un moyen facile de vous assurer que tout est configuré correctement pour votre nouveau domaine: https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/check
Mon outil préféré pour tester le degré de spam d’un message basé sur la configuration du domaine et le contenu de l’e-mail: http://www.mail-tester.com/
Pour tester votre réputation d’expéditeur: http://dyn.com/free-email-test/
Pour valider vos listes d’emails : https://www.datavalidation.com/